Externalisez votre secrétariat

Voici un article (paru dans La Lettre des Experts Comptables N° 13) que j’aurais aimé voir éditer il y a un an environ, avant l’aller simple vers la fermeture de ma société de « secrétariat » …

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Externaliser votre secrétariat

Recruter une secrétaire coûte cher et implique un management parfois compliqué au quotidien dans une petite structure. Pour simplifier la question, certaines PME ont recours à l’externalisation de leur secrétariat. Quel est l’intérêt ? Quelles missions peut-on externaliser et à quel coût ? Réponses.

Pourquoi avoir recours à l’externalisation ?

C’est d’abord la certitude d’avoir une continuité du service. Avec un personnel en CDI, vous êtes soumis aux aléas des absences liées aux maladies, aux congés et aux 35 heures.

Mais, également, une secrétaire à temps plein revient en moyenne à 2 500 euros si l’on compte le salaire, les charges ainsi que l’équipement dont elle a besoin pour travailler.

Enfin, faire appel à l’externalisation, c’est également avoir une garantie de qualité. Or, le poste de secrétaire est particulièrement stratégique. Accueil téléphonique, prise de rendez-vous : au travers de son professionnalisme c’est l’image de l’entreprise qui est en jeu.

L’externalisation peut également être temporaire et permettre de faire face à une surcharge de travail ponctuelle ou d’assurer le remplacement d’un congé maternité ou de simples vacances.

Qu’est-ce qui est externalisable ?

La réponse est : presque tout. De l’assistante commerciale à la dactylo, les offres sont nombreuses.

Ainsi, les différents prestataires du marché peuvent vous proposer de gérer :

-         l’accueil téléphonique avec prise de messages ou transfert sur votre poste (fixe ou mobile), la réservation de voyages (transport et hôtel), la prise de compte-rendu, la simple frappe de courrier ou encore, la gestion de votre agenda.

-         Certaines sociétés vont jusqu’à la prise de rendez-vous commerciaux, la relance du portefeuille clients, la qualification de fichiers voire, même, la réalisation d’enquêtes et sondages téléphoniques. Autant de tâches que vous souhaiteriez déléguer mais sans toujours avoir les moyens d’embaucher une personne ad hoc.

Combien cela coûte-t-il ?

Plusieurs solutions sont envisageables et les coûts varient d’une société à une autre. En général, il faut compter aux alentours de 160 euros par mois pour environ 100 appels, pour un secrétariat téléphonique. Si vous optez pour une gestion d’agenda, cela peut monter jusqu’à 250 euros mensuels. La saisie est valorisée à la page (compter 300 euros pour 200 pages). Enfin, la gestion commerciale ou administrative est proposée sur devis.

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L’externalisation de la gestion administrative et commerciale n’est pas encore tout à fait rentrée dans les mœurs mais on s’en approche doucement.

Le problème majeur est que les personnes habituées à tout faire elles-mêmes, et principalement les dirigeants de très petites entreprises, ne savent pas forcément que d’autres sont aussi aptes, voire plus, à gérer cette part assez rébarbative de leur activité.

Du coup ils s’épuisent sur des tâches qui ne leur conviennent pas et perdent un temps précieux qu’ils pourraient utiliser pour les relations avec leurs clients, les rendez-vous de chantier et autres travaux de terrain qu’eux seuls peuvent effectuer et, à juste titre, valoriser.

Mais ne désespérons pas, les choses changent et, bénéficiant de l’appui des systèmes informatiques, la fluidité de la transmission d’informations s’accentue.

Sonia