Voici un article (paru dans La Lettre des Experts Comptables N° 13) que j’aurais aimé voir éditer il y a un an environ, avant l’aller simple vers la fermeture de ma société de « secrétariat » …

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Externaliser votre secrétariat

Recruter une secrétaire coûte cher et implique un management parfois compliqué au quotidien dans une petite structure. Pour simplifier la question, certaines PME ont recours à l’externalisation de leur secrétariat. Quel est l’intérêt ? Quelles missions peut-on externaliser et à quel coût ? Réponses.

Pourquoi avoir recours à l’externalisation ?

C’est d’abord la certitude d’avoir une continuité du service. Avec un personnel en CDI, vous êtes soumis aux aléas des absences liées aux maladies, aux congés et aux 35 heures.

Mais, également, une secrétaire à temps plein revient en moyenne à 2 500 euros si l’on compte le salaire, les charges ainsi que l’équipement dont elle a besoin pour travailler.

Enfin, faire appel à l’externalisation, c’est également avoir une garantie de qualité. Or, le poste de secrétaire est particulièrement stratégique. Accueil téléphonique, prise de rendez-vous : au travers de son professionnalisme c’est l’image de l’entreprise qui est en jeu.

L’externalisation peut également être temporaire et permettre de faire face à une surcharge de travail ponctuelle ou d’assurer le remplacement d’un congé maternité ou de simples vacances.

Qu’est-ce qui est externalisable ?

La réponse est : presque tout. De l’assistante commerciale à la dactylo, les offres sont nombreuses.

Ainsi, les différents prestataires du marché peuvent vous proposer de gérer :

-         l’accueil téléphonique avec prise de messages ou transfert sur votre poste (fixe ou mobile), la réservation de voyages (transport et hôtel), la prise de compte-rendu, la simple frappe de courrier ou encore, la gestion de votre agenda.

-         Certaines sociétés vont jusqu’à la prise de rendez-vous commerciaux, la relance du portefeuille clients, la qualification de fichiers voire, même, la réalisation d’enquêtes et sondages téléphoniques. Autant de tâches que vous souhaiteriez déléguer mais sans toujours avoir les moyens d’embaucher une personne ad hoc.

Combien cela coûte-t-il ?

Plusieurs solutions sont envisageables et les coûts varient d’une société à une autre. En général, il faut compter aux alentours de 160 euros par mois pour environ 100 appels, pour un secrétariat téléphonique. Si vous optez pour une gestion d’agenda, cela peut monter jusqu’à 250 euros mensuels. La saisie est valorisée à la page (compter 300 euros pour 200 pages). Enfin, la gestion commerciale ou administrative est proposée sur devis.

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L’externalisation de la gestion administrative et commerciale n’est pas encore tout à fait rentrée dans les mœurs mais on s’en approche doucement.

Le problème majeur est que les personnes habituées à tout faire elles-mêmes, et principalement les dirigeants de très petites entreprises, ne savent pas forcément que d’autres sont aussi aptes, voire plus, à gérer cette part assez rébarbative de leur activité.

Du coup ils s’épuisent sur des tâches qui ne leur conviennent pas et perdent un temps précieux qu’ils pourraient utiliser pour les relations avec leurs clients, les rendez-vous de chantier et autres travaux de terrain qu’eux seuls peuvent effectuer et, à juste titre, valoriser.

Mais ne désespérons pas, les choses changent et, bénéficiant de l’appui des systèmes informatiques, la fluidité de la transmission d’informations s’accentue.

Sonia

C’est amusant car l’ensemble des personnes m’ayant donné son avis sur la nouvelle page d’accueil de mon site l’a fait par le biais du téléphone (pour les intimes), par mail ou en utilisant le lien « contact » en bas de page.

Je vais finir par croire que vous n’osez pas vous exprimer en ligne.

Moi qui pensais faire partie des quelques uns qui ne s’exposent pas et tente de me défaire de ce défaut en alimentant régulièrement ce blog, du coup je me sens moins seule (chuis timide mais j'me soigne !).

Je tiens vraiment à remercier tous ceux qui m’ont fait part de leurs observations et vous invite à visiter cette dernière version avant mise en ligne à l’adresse officielle.

Quoi qu’il en soit, rien n’est figé et tout est perfectible. Il y aura donc certainement d’autres évolutions par la suite.

Encore merci et à bientôt.

Sonia

J’habite à Tarbes dans les Hautes-Pyrénées (65) à 22Km de Lourdes et j’ai ressenti ce soir, pour la première fois, un séisme.

J’étais tranquillement en train de préparer à dîner quand j’ai eu l’impression qu’une porte géante avait été violemment claquée. Les étagères de mon meuble de cuisine ont tremblé et mon mari qui était dans le salon a vu la porte-fenêtre s’ouvrir.

Sur le coup, je n’ai pas du tout pensé à un tremblement de terre mais plutôt à une déflagration.

Alors lorsque j’ai regardé le journal de 20h et que Claire Chazal nous a annoncé un séisme de magnitude 4,8 je me suis dit qu’en effet ce que j’ai ressenti ressemble bien à ce phénomène.

Du coup, curieuse, je suis allé regarder ce que je pouvais trouver comme informations et en regardant le site officiel du Bureau Central Sismologique Français il s’avère que la région est régulièrement touchée par ce type d’événement.

Si certains d’entre vous on vécu une expérience similaire, j’aimerai bien que vous me fassiez part de vos impressions.

En attendant je vous dis à bientôt.

Sonia

P.S. : Merci d’aller jeter un œil à mon poste du 15/11 concernant ma nouvelle page internet car j’aimerai recueillir encore quelques avis. D’avance merci pour votre aide.

Bonjour à tous !

J’ai besoin de vos conseils.

Je viens de créer une nouvelle page d’accueil pour mon site internet et j’aurais aimé que vous me donniez vos impressions.

En cliquant ici, vous verrez la page actuellement en ligne et en cliquant sur ce lien, vous verrez ma nouvelle proposition.

Les liens ne fonctionnent pas forcément tous mais c'est essentiellement pour la présentation et le message à faire passer en bas de page que j'ai besoin de vous. Dès la mise en ligne sur l'adresse habituelle, l'ensemble des onglets sera fonctionnel.

Vos observations me seront précieuses et je les attends avec impatience afin de pouvoir mettre en ligne cette nouvelle page.

A très bientôt.

Sonia

Hou la la, ça fait presque un mois que je n'ai rien posté sur mon blog !!!

Je ne sais plus par où commencer, je me répète souvent qu'il faut absolument écrire un article au moins une fois par semaine mais ce n'est pas toujours évident de se tenir à un tel rythme.

Alors, quoi de nouveau depuis la dernière fois ?

Et bien j'ai travaillé et travaille encore de façon ponctuelle pour une société par l'intermédiaire du portage salarial et en parallèle je fais quelques missions d'intérim.

Ce n'est pas encore la panacée mais au moins il y a des choses qui bougent et plus j'aurai fait de petites missions en satisfaisant mes « employeurs » plus j'aurai de chances de me voir proposer le poste sur mesure (ou presque, il ne faut pas rêver tout de même, quoi que !)

Pour le moment, j'ai deux comptes-rendus de réunions de presque une journée à retranscrire depuis un fichier audio pour mercredi prochain et en même temps, j'ai une mission d'intérim pour demain et après-demain à un poste d'hôtesse d'accueil standardiste.

Je vous raconterai la suite très bientôt.

A bientôt.

Sonia